home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Diamond Collection / The Diamond Collection (Software Vault)(Digital Impact).ISO / cdr12 / wvh24v.zip / WVH.HLP < prev    next >
Text File  |  1995-01-10  |  44KB  |  797 lines
  1. Tutorial TopicsThis first set of topics (up to Ending the Programme) explains
  2. concepts to give you an understanding of how WVH works. The topics from File on
  3. down through Help give you information on how to use a specific item on WVH's
  4. menus.
  5.  
  6. Ending WVH (return to DOS)When you are finished using WVH and want to end the
  7. programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu.~~If all menus
  8. are closed, just press |Fx|. Alternately, you can highlight the File menu,
  9. press ─┘Enter, then press the up arrow to highlight "Exit" and press ─┘Enter.
  10. Still another method is to use a mouse: click on "File" to activate the file
  11. menu then click on "Exit."
  12.  
  13. How to print the documentationThere are four documentation files which came
  14. with your copy of WVH:~~1. |READ.ME| ── Things to know before using WVH and
  15. tips to help get you started~2. |WVH.TXT| ── ASCII text file of the shareware
  16. manual (which differs from the more in-depth printed manual)~3. |WVH.WP| ──
  17. WordPerfect 5 file of the shareware manual~4. |ORDER.FRM| ── A blank invoice
  18. for ordering all of my software (an invoice & registration form is included in
  19. the WVH.TXT and WVH.WP files).~~Go to the DOS prompt and change to your WVH
  20. directory (e.g., "cd \wvh"). Now, to |display| one of the ASCII files:~~||
  21. Type "|LIST filename|" - If you have LIST in your computer you will see the
  22. file appear almost instantly~~|| If you don't have LIST (the computer said
  23. 'bad command or file name') then use "|MORE < filename|"~~To |print| a file
  24. enter "|TYPE filename > PRN|"~~If you have WordPerfect just load WVH.WP. You
  25. will see instructions in a comment inside the file.
  26.  
  27. How to registerIf you use WVH past the 60-day trial period you must pay the
  28. registeration fee. With registration:~~|√| You'll get the latest version with
  29. automated installation~~|√| You will be entitled to free technical support via
  30. telephone, mail, and BBS~~|√| You may order a printed and 3-ring bound
  31. manual~~|√| The pauses at start-up and exit will go away~~|Registering Through
  32. the Mail|~~|1.| Choose the |H|elp/|O|rder Form option from WVH's menu and
  33. prepare your printer. If you print the instruction manual (see "Printing The
  34. Documentation") the order form can be found on or around page 6.~~|2.| Fill in
  35. and send it with payment to Box 132, Paonia, CO 81428 USA. Your Registered
  36. Edition disk with automated installation will arrive in 1-4 weeks.~~|Credit
  37. Card Orders|~~If you prefer to use a credit card, you can order WVH from Public
  38. (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover card by calling
  39. |800-242-4PsL| (from overseas 713-524-6394) or by FAX to 713-524-6398 or by
  40. CompuServe to 71355,470. |These numbers are for ordering ONLY.| I CANNOT be
  41. reached at those numbers. To contact me for information about dealer pricing,
  42. volume discounts, site licensing, the status of shipment of the product, the
  43. latest version number, or for technical information, call 303-527-6756 or write
  44. me at Box 132, Paonia, CO 81428 USA. The idea of Shareware is to try before you
  45. buy, so product returns are not allowed.~~When ordering from PsL ask for
  46. |product no. 11518|. PsL will add $3 for shipping & handling to U.S. and
  47. Canadian orders.~~|Software Updates|~~WVH is constantly being enhanced. Updates
  48. are released every one to six weeks. As new features are added and the time &
  49. money investment in development increases, WVH ends up competing with
  50. higher-priced products, so the price is sometimes raised to reflect the
  51. dramatic increase in its value. By registering now, you pay the current low
  52. price and are entitled to get all the higher-priced features for free.~~Once
  53. you register you can get |updates for free| from a local BBS. If you cannot
  54. find updates on a local BBS or you do not use a modem, you may order an update
  55. disk through the mail for $7 (plus foreign shipping, if any).~~|Update
  56. Subscription|~~You can subscribe to receive updates automatically through the
  57. mail. As important new versions become available (every 2-4 months), I will
  58. mail you an update disk so you will always have the latest version. In return
  59. you will be expected to send $7 (plus foreign shipping, if any) to me within 15
  60. days or return the disk to cancel the subscription.
  61.  
  62. How to obtain updatesIf a message appears on your screen informing you that
  63. the software is out-dated, it is an indication that the latest version of WVH
  64. has vastly improved ── it probably has many more features and enhancements. You
  65. can also use the command DIR WVH.EXE to look at the date of the WVH programme;
  66. if it is over a year old you would probably be amazed at the improvements you
  67. could be using.~~I want you to evaluate and use the latest and best version, so
  68. here is how you can obtain an update:~~■ If you have a modem, look around page
  69. 5 of the documentation (WVH.TXT or WVH.WP) for the list of official
  70. distribution bulletin board systems. You can call any of these systems and get
  71. the latest version for free (except for long distance charges, of course).~~■
  72. Send $4 for an Organic Software Sampler disk plus $3 shipping within the
  73. Continental U.S., $5 shipping to Canada, or $9 shipping to other countries.
  74. Send U.S. funds or equivalent cash in your local currency. This disk contains
  75. the latest versions of all my Shareware. Be sure to specify the disk size and
  76. density you require.~~■ Call (800) 242-4PsL and order the latest version from
  77. Public (software) Library. Ask for product #11518. PsL can also take credit
  78. card orders for registrations.
  79.  
  80. Menu UsageWVH uses the same type of menu found in Windows, Gem, QuickBASIC,
  81. and "Mac" computers. The menu, which is on the second line of your screen, is
  82. two-dimensional: there are |menu headings| horizontally and under each of these
  83. are the actual |menu items|. There are three ways to choose a menu item:~~1.
  84. Use the right, left, up, and down arrows to highlight the item you want then
  85. press |─┘Enter|, or~~2. Press the highlighted letter of the menu item, or~~3.
  86. Use a mouse to highlight a choice; select it by clicking the left button.~~For
  87. example, you can press |F| then |x| to exit WVH, or highlight |File| then press
  88. the down arrow and highlight |Exit| then press |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To
  89. pull-down (|open|) a menu just highlight it then press |─┘Enter| or the
  90. |down-arrow| key.~~To |close| a menu just press the |Esc| key. It is not
  91. necessary to close a menu. You can use the right/left arrows with the menus
  92. opened to browse all of the options. Usually the only reason to close a menu is
  93. so you can use the letters instead of arrows (e.g., if you had the File menu
  94. open and wanted to use the Help Index you could press Esc to close the File
  95. menu then press |H|-|I| to jump to the Help Index).
  96.  
  97. Status LineWVH has a status line at the bottom of the screen which looks like
  98. this:~~|Vehicles│Inventory Items│Sched. Maint.│01-01-1980|~~From left to right
  99. the items are:~1. Total vehicles on file~2. Total inventory items on file~3.
  100. Total maintenance events scheduled~4. To-day's date (so far as the computer
  101. knows).
  102.  
  103. Technical SupportSupport is provided for |registered users and those
  104. intending to register within 30 days.| If you are having a problem and intend
  105. to register once it is resolved, by all means please ask for help.~~By mail:
  106. Box 132, Paonia, CO 81428 USA~~By phone: (303) 527-6756 10am-6pm Tue-Fri
  107. Mountain Time~~|Official Distribution Bulletin Boards|~~My software packages
  108. are "free" downloads on the BBSs listed below (i.e., no subscription is
  109. necessary). Send messages to "Angelo Babudro" (I use "Angelo" instead of
  110. "Angel" to avoid gender confusion). Scan for WVH*.* to locate the latest
  111. version.~~|West Coast|~~The Researcher's BBS (Southern Calif.) (805)·949-8151
  112. USR·Dual modems. Enter |J;136| to join conference #136 (the |OrganicSftwr
  113. conference|) ── you must join this conference in order to download my files
  114. without a subscription. Use the command |F;1| to see the latest files. Enter |E
  115. Angelo Babudro| to leave a message for me.~~Western Slope BBS (CO)
  116. (303)·241-1966 USR·Dual modem. This is my local BBS. Only 17 minutes allowed
  117. per day, so you'll need a high speed modem to download updates.~~|East
  118. Coast|~~Excalibur BBS (Central NY) (315)·736-3792 USR Dual modem. My software
  119. can be FREQed from this board via RBBS address A:954/401, FIDO address 1:26501,
  120. or ICN address 91:315/101.~~WhiTech BBS (NC) (910)·944-1165 Zyxel 14.4 V32b
  121. V42b modem. My software can be FREQed from this board via FIDO address
  122. 1:3636/2.
  123.  
  124. FileIn general, using the File menu is like going over to your paper filing
  125. cabinet. Under this menu are options to work with the files stored on your
  126. disk.~~You can select options in one of two ways:~~|| Use the up- and
  127. down-arrow keys to highlight the item you want then press |═╛Enter|, or~~||
  128. press the highlighted letter for the item.
  129.  
  130. Back-upMakes a back-up copy of your data files. You must have a formatted
  131. floppy disk ready. You can use the same back-up disk over and over again (the
  132. new copy will over-write the old one), but it may be a good idea to alternate
  133. at least three back-up copies.~~|NOTES|~~Use a rotating back-up scheme with at
  134. least three sets of disks or tapes.~~When the work you've done since your last
  135. back-up becomes too much to lose, it's time to make another back-up.~~Using
  136. compression software requires more memory. The back-up function will only let
  137. you choose compression software if you have enough free memory.~~|| ARJ 2.41
  138. needs at least |300k| free~~|| LHARC 2.13 needs at least |189k| free~~||
  139. PKZip 2.04g needs at least |157k| free
  140.  
  141. RestoreUse this to recover your data files from a back-up copy ── this is the
  142. opposite of the Back-up function ── if data files become damaged or are
  143. accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data files |replaces| the existing
  144. files with the ones on the back-up disk.~~If you want to restore only |some| of
  145. the files and not others, you must do so manually from the DOS prompt.
  146.  
  147. Format FloppiesWVH first tries to find WFF.EXE in your DOS search path. If
  148. found, What Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked to specify a
  149. drive and the DOS FORMAT command will be used.~~|CAUTION|~~Formatting
  150. completely erases any information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS
  151. |path| must point to |format.com| (which is probably in your DOS directory). If
  152. it does not you will see 'Bad command or file name' flash on your screen and
  153. disks will not be formatted.~~No parameters are passed to FORMAT ── your
  154. drive's highest density will be used.
  155.  
  156. Reindex all filesUse this if the computer loses power abruptly or for any
  157. other reason you seem to be missing data. This goes through the files and
  158. re-builds each index file. It takes a while, but it sorts everything out and
  159. your data will all be back the way you expect it to be.
  160.  
  161. Pack filesThis function removes the records you have deleted. When you delete
  162. a record it is marked but not actually deleted. When you use this Pack function
  163. the file is stripped of all the deleted records. The result is that the file
  164. size shrinks, saving disk space, and the access speed may improve if you have
  165. large files. If there are no deleted records in a file this function won't do
  166. anything (although it is safe tu use it at any time, of course).
  167.  
  168. ExitEnd WVH (which will return you to DOS or your menu). Always exit the
  169. programme before turning your computer's power off.
  170.  
  171. Data EntryThese screens let you enter information about the vehicles your
  172. company has, the divisions or departments in your company, and the types of
  173. service (usually 3,000 mile service, 6,000 mile service, etc.). Once you have
  174. set-up your vehicles, divisions, and service codes, you can use the Maintenance
  175. option to enter service information.
  176.  
  177. MaintenanceThis is where you enter the actual service performed on a vehicle,
  178. including parts used. The steps in this process are:~~ |1.| Select a
  179. vehicle~|2.| Select a service code~|3.| Select a date or "new"~|4.| Enter the
  180. service information.~~Step 4, entering the service information, has three
  181. windows. You can |jump| between the windows by pressing the |F6| key.~~If you
  182. need to change to tax rate or set it to zero just use the |F3| key. You will
  183. notice as the function of the F3 key changes the description near the bottom of
  184. the screen changes as well. See the bottom of your screen for other special
  185. action keys.
  186.  
  187. Labour windowMaint_LbrIn this window you enter the mechanic or shop that
  188. performed the service, the date of the service, odometer/hour meter reading,
  189. labour hours, and labour rate (if allowed in the Preferences/Sales Tax
  190. set-up).~~|Function Keys|~~|■| The |F5| key allows you to change the sales tax
  191. figure. Each time you press F5 you will step through the sequence of
  192. default-tax-rate then no-tax then special-tax-rate.~~|■| Press the |F6| key to
  193. "jump" between the three windows.~~|■| Press the |F7| key to save the
  194. information on the screen to disk and back up to the vehicle selection
  195. window.~~|■| Press the |F9| key to print a Repair Order for the service on the
  196. screen.
  197.  
  198. MechanicMaint_MechNoThis is the first field in the Labour window of the
  199. Maintenance data entry screen.~~Here you enter the code for the mechanic who
  200. performed the service. Press the |F3| key to pop open a window of choices.
  201.  
  202. Parts windowMaint_PartsIn this window you enter the parts used for this
  203. service entry. You can enter any part description and price, however if you
  204. enter a valid inventory code then the part's description and price will be
  205. taken from the inventory data base.~~|■| Press the |F3| key to pop open a
  206. window of inventory choices while you are on the description field.~~|■| Press
  207. the |F4| key to open a detailed information window for the line item.~~|■|
  208. Press the |F6| key to "jump" between the three windows.~~|■| Press the |F7| key
  209. to save the information on the screen to disk and back up to the vehicle
  210. selection window.~~|■| Press the |F9| key to print a Repair Order for the
  211. service on the screen.
  212.  
  213. Comments windowMaint_CmtsIn this window you can enter any comments
  214. pertaining to the service. Anything you type here will appear on service
  215. history reports.~~|■| Press the |F6| key to "jump" between the three
  216. windows.~~|■| Press the |F7| key to save the information on the screen to disk
  217. and back up to the vehicle selection window~~|■| Press the |F9| key to print a
  218. Repair Order for the service on the screen.
  219.  
  220. Part code/descriptionMaint_PartNoThis is the second field on each line in
  221. the parts window of the Maintenance data entry screen.~~Here you enter a part
  222. description or an inventory item code. Press the |F3| key to pop open a window
  223. of choices.
  224.  
  225. Divisions/OwnersThis portion of the WVH data base is to keep track of the
  226. owners of each vehicle, or the department or division within your company which
  227. is reponsible for maintaining each one. WVH uses these Divisions to print
  228. billing statements, which can also be used to separate the costs of maintaining
  229. different categories of equipment.~~|EXAMPLES|~~|Within a Large Company|~~If
  230. your company has a large fleet of vehicles, each owned by different departments
  231. or divisions within the company, you will want to define each department or
  232. division. As you enter each vehicle into the data base, specify the responsible
  233. department/division for the vehicle. At regular intervals (monthly, quarterly,
  234. or whatever your schedule is), you can print billing statements for each
  235. division so the accounting department knows whose budgets are being used for
  236. what and also so each department can keep track of what their vehicles are
  237. costing them to maintain.~~|An Independent Contractor|~~Another example might
  238. be if you are a contractor performing maintenance for many different companies.
  239. In this case you would want to use the divisions as "Owner codes." Set up each
  240. of your customers with a code and then specify that code for each of their
  241. vehicles. At regular intervals you can then print billings for each of your
  242. customers~~|A Diverse Company|~~Let's say that you maintain a wide range of
  243. vehicles, from tractors, to big rigs, to company cars. You might want to have
  244. separate listings for the maintenance costs for each type of vehicle. So you
  245. could set up a division code for cars, one for excavation equipment, one for
  246. tractor/trailers, etc. and then define each vehicle with the appropriate code.
  247. Then you can print out billing statements which would give you a summary of the
  248. costs to maintain each type of vehicle.
  249.  
  250. NameDivEdit1This is the customer, department, or owner's name. If it is an
  251. individual, enter the person's name on this line and leave the "Attn:" line
  252. blank.
  253.  
  254. Attn:DivEdit2This is the person within the department or organization to
  255. whom invoices and statements are sent.
  256.  
  257. PricingDivEdit3This determines the price this owner will be charged for
  258. parts. If the owner is a division or department within your company, you will
  259. probably sell parts at "Cost plus overhead." To charge cost without overhead,
  260. just enter zero for overhead on the Preferences/Inventory screen.
  261.  
  262. G/L AcctDivEdit4This is the General Ledger income account number your
  263. company uses to post earnings from this division/owner.
  264.  
  265. VehiclesVEditUse this screen to enter & edit static information about
  266. vehicles. (Information which changes, such as the odometer reading, is entered
  267. on the Maintenance screen.) This screen has two windows:~~|| a code window
  268. showing the codes for each vehicle defined, and~~|| a data window showing the
  269. information for that vehicle code.~~You start out in the code window (you will
  270. see a highlighted code to indicate your position; this is the computer's
  271. |cursor|). You can move the cursor with the arrow keys and the PgUp and PgDn
  272. keys on your keyboard. You can also locate codes by pressing a letter or number
  273. and the window will "jump" to the codes which begin with that letter or
  274. number.~~|Editing Existing Codes|~~To change information for an existing
  275. vehicle code just highlight the code (as explained above) and press ─┘Enter.
  276. The cursor will "jump" to the right-hand window where you can modify the
  277. information. You can use the arrow keys in the right-hand data window just like
  278. in the code window. Notice the function keys at the bottom of the screen. To
  279. save your changes press the |F7| key.~~|Inserting New Vehicles|~~To add new
  280. vehicles, press the |Ins| (insert) key. WVH will jump to the bottom of the code
  281. window and wait for you to enter a vehicle code. Codes can be anything that
  282. makes sense to you ── a company ID number, the first letter of the manufacturer
  283. followed by a number, etc. Each vehicle must have a unique code. Enter the code
  284. and press ─┘Enter and the cursor will jump to the data window. Enter whatever
  285. is needed here and press |F7| to save.
  286.  
  287. CodeVEdit0Each vehicle must have a unique code which identifies it - this is
  288. a "short-hand" way of referring to each vehicle. To help in locating vehicles
  289. later on, try to use codes that make sense to you. For example, you might use
  290. the first letter of the vehicle's manufacturer or you might choose to group
  291. vehicles by function, beginning all construction equipment with a C, for
  292. example.
  293.  
  294. DescriptionVEdit1This is a short description of the vehicle.
  295.  
  296. Department/OwnerVEdit2This is the owner of a vehicle or the department or
  297. division within a company which is responsible for it's maintenance costs. You
  298. may enter a code or press the |F3| key to open a window of choices.
  299.  
  300. VINVEdit3This is the Vehicle's Identification Number which is stamped on
  301. metal, usually visible through the front windshield. This "number" contains
  302. letters, too.
  303.  
  304. LicenseVEdit4This is the code on a vehicle's license plate (letters and
  305. numbers).
  306.  
  307. Other NumberVEdit5Off-road equipment does not usually have a VIN, but these
  308. items do have some type of ID code, usually stamped in metal somewhere. You can
  309. enter any extra information in this field that helps to identify a vehicle or
  310. mechanical device.
  311.  
  312. Meter typeVEdit6This field specifies whether the vehicle has an odometer or
  313. an hour-meter. When this field is highlighted, press the |F3| key to list the
  314. available choices, then use the arrow keys to highlight your choice and press
  315. ─┘Enter.
  316.  
  317. Deleting VehiclesHighlight a vehicle code to delete then press the |Del|
  318. (delete) key. WVH will warn you that the vehicle is about to be erased from the
  319. data base and ask your permission to continue.
  320.  
  321. Service CodesThis allows you to enter service codes you will use to identify
  322. the type of service given to a vehicle (e.g., 3,000 mile service, 6,000 mile
  323. service, etc.). Special function keys are displayed at the bottom of the
  324. screen.
  325.  
  326. CodeCode0This is a short code for this service type.
  327.  
  328. DescriptionCode1This line contains a description for this type of service
  329. (e.g., Brakes, Mufflers, Tune-up, etc.)
  330.  
  331. MechanicsUse to enter a code, hourly rate, and division/department for each
  332. mechanic or third-party service provider. While on the Division/Owner field you
  333. can press «F3» to open a window of choices. The In-House field indicates
  334. whether this mechanic is in-house or a third party provider (another shop). An
  335. Employee Productivity report can be printed for in-house mechanics.~~A mechanic
  336. is "attached" to each service record. When entering a maintenance (service)
  337. information there is a field for the mechanic code.
  338.  
  339. NameMech1Enter a mechanic's name or place of service in this field.
  340.  
  341. RateMech2This is the rate at which this mechanic's or shop's time is billed
  342. to owners/divisions.
  343.  
  344. Department/DivisionMech3This is the department or division within your
  345. organization to which the mechanic or place of service belongs.
  346.  
  347. In house?Mech4If the mechanic or shop is part of your company, this field
  348. should be set to "Yes." Otherwise, if you use outside services for repairs, set
  349. it to "No."
  350.  
  351. Schedule MaintenanceAllows you to schedule vehicles for maintenance. Once
  352. scheduled, you can print a Maintenance Schedule from the Reports menu.
  353.  
  354. InventoryThis screen lets you define all of your inventory items, including
  355. intangible ones such as 'outside services.' Inventory items can then be used on
  356. the Maintenance Data Entry screen: when entering parts you can type in anything
  357. you like; if you enter an inventory item number then that item's description
  358. and price will be inserted for you.~~See also the other Inventory help topics.
  359.  
  360. Item codeInvEdit_codeEach item must have a unique code. This is the
  361. short-hand name by which WVH will track movement and sales figures. You may use
  362. up to eight (8) letters and/or numbers for item codes.
  363.  
  364. Item descriptionInvEdit_descEnter up to 25 characters. This description will
  365. be displayed on the Maintenance data entry screen and will be printed on
  366. reports and invoices.
  367.  
  368. Unit of measureInvEdit_unitThis is the normal selling quantity. Most things
  369. are sold singly (EACH or UNIT), others are sold as a "BOX" or "SET" or "DOZ" or
  370. "6" or whatever works for you.
  371.  
  372. Bulk item codeInvEdit_bcodeThis is the item code that you order. For
  373. example, you may have a ½-inch nut that you call part "N0.5" but which you
  374. order as part number "100-2938-9922-A15" from your distributor. This code will
  375. be used as WVH learns how to handle purchase orders. :)
  376.  
  377. Bulk qtyInvEdit_bqtyThis is also known as a "conversion factor." It is the
  378. amount of complete, sellable items you get from one bulk order. If the bulk
  379. order is 12 cans of lubricant which you sell by the can, then the bulk quantity
  380. is 12. If it takes two bulk orders combined to make one item (such as an
  381. assembly) then the bulk quantity is 0.5 (one-half).
  382.  
  383. Track stock on hand?InvEdit_trackA normal inventory item, like a tire, would
  384. have this field set to "Yes" so that the quantity in stock is tracked.
  385. Intangible items, like block resurfacing which is farmed out to another
  386. company, should have this field set to "No" so that quantities are not tracked.
  387.  
  388. Quantity on handInvEdit_qohThis is the amount of this item which is on-hand
  389. (in stock) and which was purchased at the cost shown to its right.
  390.  
  391. CostInvEdit_qohcostThis is the price which was paid for the quantity shown
  392. to the left of this figure.
  393.  
  394. Quantity on orderInvEdit_qooThis is the amount of this item which is on
  395. order (not in stock).
  396.  
  397. Cost on orderInvEdit_qoocostThis is the expected cost of each item on order.
  398.  
  399. Selling pricesInvEdit_sellThe first column should contain the price you
  400. normally charge for the item. The other three prices can contain any sort of
  401. discount you are likely to give on a regular basis. You are always free to
  402. change part costs at the time maintenance information is being entered.
  403.  
  404. Minimum quantityInvEdit_minqThis is the minimum quantity of the item to keep
  405. in stock. Items which fall below this level will be included in the Inventory
  406. Re-order report.
  407.  
  408. Maximum quantityInvEdit_maxqThis is the maximum quantity to keep on hand.
  409. When WVH generates a purchase order, it will calculate the quantity to order as
  410. this figure minus stock on hand.
  411.  
  412. Vendor codeInvEdit_vendThis is the code for the vendor from whom you order
  413. this product. A future release of WVH will have vendor functions; for now this
  414. field does nothing.
  415.  
  416. VendorsVenEditThis screen allows you to enter and change information about
  417. your parts vendors.
  418.  
  419. Vendor codeVenEdit0This contains a unique code for each vendor.
  420.  
  421. Vendor nameVenEdit1This field contains the vendor's name.
  422.  
  423. Vendor addressVenEdit2This field contains the vendor's address.
  424.  
  425. Vendor addressVenEdit3This field contains the vendor's 2nd line of address
  426. information (if necessary).
  427.  
  428. CityVenEdit4This field contains the city of the vendor's mailing address.
  429.  
  430. State/ProvinceVenEdit5This field contains the state or province
  431. abbreviation for the vendor.
  432.  
  433. Zip/Postal CodeVenEdit6This field contains the zip code or postal code for
  434. the vendor.
  435.  
  436. PhoneVenEdit7This field contains the vendor's phone number.
  437.  
  438. ReportsThis menu lets you display or print the information on file. You will
  439. be asked if you want the report to go to the screen, a printer, or a disk file.
  440.  
  441. Division ListA list of divisions/departments on file.
  442.  
  443. Vehicle ListA list of vehicles on file.
  444.  
  445. Service Code ListA list of the service codes on file.
  446.  
  447. Mechanic ListA list of Mechanic codes on file. This report was formerly
  448. called the Place Of Service/Employee list.
  449.  
  450. Maintenance HistoryThis report is a detailed maintenance history for one or
  451. all vehicles. You may select a single vehicle or press the F10 key to report on
  452. all vehicles.
  453.  
  454. Billing by Division/OwnerPrints billing for each division/owner, showing each
  455. service record - parts, labour, and comments - which has not yet been billed.
  456. When you select this option WVH first scans for unbilled service in the files
  457. and presents a menu of owners/divisions. Select each owner/division for which
  458. you would like a bill printed by pressing the |«SpaceBar»|. An arrow next to a
  459. name means that a bill will be printed.~~When the billing has been printed WVH
  460. will ask permission to update the files. This is where WVH "remembers" which
  461. items have been billed. If you press |Enter| then the items which were printed
  462. will be flagged as "billed" so they will not print again using this report.
  463.  
  464. Re-print Billing by dateThis option provides the same report as the Billing
  465. option, but it prints everything on file within a range of dates you provide,
  466. regardless of whether it has been billed or not. Thus you may print a billing
  467. summary to show service done for a division/owner last month, for example.
  468.  
  469. Employee ProductivityThis report shows the work done by an employee over a
  470. given period of time.
  471.  
  472. Tickler (Vehicles Due for Svc)List of vehicles which have not been serviced
  473. in a given time interval which you specify before printing the report.
  474.  
  475. Maintenance ScheduleLists the vehicles scheduled for maintenance between two
  476. dates. This is useful for printing a list of vehicles due to be services today,
  477. this week, etc. This report is |NOT YET FUNCTIONAL|.
  478.  
  479. PreferencesThis menu lets you change various settings, such as your printer
  480. model and fonts to use for reports.
  481.  
  482. InventoryPref_InvThese settings control how the inventory is managed. Some
  483. fields, such as the Overhead percentage, require you to enter data from the
  484. keyboard. Others, such as the Standard Selling Price, are a selection made
  485. from a list.~~When a field is a selection from a list, the function key
  486. message |F3/List| will be displayed at the bottom of the screen. Pressing the
  487. F3 key or clicking twice on the same field will pop open a window containing
  488. the list of selections; choose the desired item with a mouse or by using the
  489. keyboard's arrow keys to highlight your choice followed by pressing the
  490. ─┘Enter key.
  491.  
  492. Print invoices?Pref_Inv_PrtThis field has three settings:~~1. Don't ever
  493. print invoices~2. Always print invoices~3. After maintenance (service) data is
  494. entered, ask if an invoice should be printed.
  495.  
  496. Next invoice numberPref_Inv_NextThis field contains the next invoice number
  497. to be used.
  498.  
  499. Tracking methodPref_Inv_TrackInventory may be tracked in one of three
  500. ways:~~1. FIFO (First In, First Out)~2. LIFO (Last In, First Out)~3.
  501. Averaged~~Most companies use an Averaged inventory tracking system.
  502.  
  503. Minimum quantityPref_Inv_minqThis is the minimum quantity that you want to
  504. keep on hand. If the stock on hand reaches or goes below this level, the item
  505. will show up on the Re-order report.
  506.  
  507. Maximum quantityPref_Inv_maxqThis is the maximum quantity that you want to
  508. keep on hand. The purpose of this field is for use with automatic purchase
  509. order generation (a WVH future feature). To use an example: If the minimum
  510. quantity for a part is one (1) and the maximum is five (5), when the quantity
  511. for the part reaches one WVH will suggest that you order four (4) units.
  512.  
  513. Default selling pricePref_Inv_SellWhen you enter maintenance for a vehicle,
  514. the parts you enter are charged to the customer (owner, division, or dept.)
  515. according to the Price Level you have set for them on the Data Entry,
  516. Divisions/Owners screen. You can sell to customers at:~~√ Standard price
  517. (retail)~√ Alternate/discount price 1~√ Alternate/discount price 2~√
  518. Alternate/discount price 3~√ Cost plus overhead~~If yours is an internal
  519. operation (selling to other departments) you will probably use cost plus
  520. overhead as the default selling price.
  521.  
  522. Warn out-of-stockPref_Inv_StockIf this option is set to "Yes" then WVH will
  523. inform you if an item is out of stock; otherwise it will simply deduct whatever
  524. quantity you use, allowing the quantity to become negative, without any
  525. warning.~~If you check the computer |before| locating parts, set this field to
  526. "Yes."~~If you enter maintenance in the computer |after| locating parts, set
  527. this field to "No."
  528.  
  529. Inventory G/L accountsPref_Inv_GLThese account numbers are used for
  530. reporting purposes only, to help you post sales & inventory figures to your
  531. accounting books or software.
  532.  
  533. Miscellaneous SettingsPref_MiscPreviously there had been seperate Back-up
  534. and Country screens; now they have been merged into this one with new options
  535. added.~~1. Back-up method determines whether or not compression software is
  536. used for back-up copies~~2. Country determines your home country, zip code
  537. format, etc.~~3. Directory format determines how your files will be displayed
  538. when you use the File menu.~~4. Alert sound determines the sound WVH will make
  539. when it encounters a problem.
  540.  
  541. CountryPref_CountrySet the country who's standards of measurement &
  542. expression you wish to use. This setting currently has no function in WVH. Soon
  543. it will control the date and numerical formats.
  544.  
  545. Directory FormatPref_DirFmtPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  546. choices will appear from which you may highlight a choice & press
  547. |─┘Enter|.~~Lists of files (on screens such as File/Open, File/Erase, etc.)
  548. can be displayed in one of three formats:~~1. DOS file name first, followed by
  549. size, date, and description~~2. DOS file name only~~3. Description followed by
  550. DOS file name, size, and date.~~Files are organized alphabetically from left to
  551. right, so option #1 will sort the list on the DOS file name whereas option #3
  552. will sort the list according to the description.
  553.  
  554. Alert SoundPref_ErrSndPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  555. choices will appear from which you may highlight a choice & press
  556. |─┘Enter|.~~You can specify whether you want WVH to be silent or use a tone to
  557. alert you of errors and warnings.
  558.  
  559. PrinterPref_PtrsThis screen lets you set the printer you will be using and
  560. the fonts for reports so that WVH can control it properly.~~|NOTES|~~You must
  561. define a printer & fonts before you can print anything.
  562.  
  563. Setting Printer ModelPref_PtrSetYou must define the printer you will be
  564. using so that WVH knows how to control it properly. Many printers, even
  565. different brands, use the same control codes. If your printer is not on the
  566. list look in your manual to find a model it emulates. Dot matrix printers are
  567. usually Epson or IBM compatible.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key
  568. or double-click with a mouse. A window of printer choices will "pop up" on your
  569. screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  570. press ─┘Enter.
  571.  
  572. Printer PortPref_PtrPortThis is the "channel" WVH will use to access your
  573. printer ── LPT1, LPT2, or LPT3. If you only have one printer it is probably
  574. connected to LPT1.
  575.  
  576. PCL Soft Font DirectoryPref_SoftDirIf you use a PCL laser printer you can
  577. use soft fonts (fonts stored on disk which are sent to the laser printer as
  578. needed. When you choose the |Select a Soft Font| option when setting a PCL font
  579. you will be given the chance to specify the drive and path on which your font
  580. files reside. Any new information you enter here will be saved as the new
  581. default soft font directory.
  582.  
  583. Titles FontPref_TFontSelect the font you would like to use to print report
  584. titles. Proportionally-spaced fonts work well for titles. Titles will be bold
  585. and underlined to stand out from the body of the report, so it's okay if you
  586. use the same font for both the titles & body of reports.~~To set this
  587. field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click with a mouse. A window of font
  588. choices will "pop up" on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to
  589. highlight your choice then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you
  590. will be asked to enter the size of print to use.~~|LASER PRINTER
  591. NOTES|~~Reports are printed in portrait orientation. A soft font will have to
  592. end in .SFP to be used for report titles.
  593.  
  594. "Normal" FontPref_NFontSelect the font you would like to use to print the
  595. body of reports. If often looks best if you pick a fixed-pitch font, such as
  596. "Courier 10cpi." Avoid fonts larger than 10cpi except for titles. Experiment
  597. with different fonts to get the best results.~~To set this field:~~|1.| Press
  598. the |F3| key or double-click on the field with a mouse. A window of font
  599. choices will "pop up" on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to
  600. highlight your choice then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you
  601. will be asked to enter the size of print you would like to use.
  602.  
  603. Lines per pagePref_LPPEnter the number of lines (maximum) you would like
  604. printed on a page. Most printers have a total of 66 lines on an 11" long sheet
  605. of paper except for lasers which have 60. You will probably have a top margin,
  606. however, which will reduce the number of printable lines, and you will probably
  607. want a bottom margin, too. For printers with 66 lines per page a setting of 55
  608. is good. For laser printers with 60 lines per page a setting of 50 may be
  609. better.
  610.  
  611. Left marginPref_LMThis lets you set a left margin for your reports. To shift
  612. reports to the right enter the number of inches, between 0 and 2
  613.  
  614. Tax & LabourPref_TaxLbrThis screen lets you set:~~1. Whether or not to allow
  615. entry of a labour rate on the Maintenance Data Entry screen~~2. Sales tax rate
  616. (if any) for parts (but not labour)~~|NOTES|~~Set the sales tax rate as a
  617. percentage. For example, if your sales tax rate is 6-1/4% then enter "6.25".
  618.  
  619. Allow labour...Pref_LbrThis field indicates whether you would like to enter
  620. labour rate ($/hour) on the maintenance data entry screen and is provided to
  621. accommodate for larger companies where the person doing data entry has nothing
  622. to do with setting the rate charged for labour. This lets you operate several
  623. ways:~~1. If the labour rate is fixed according to the mechanic or shop
  624. providing the service, you can set this field to |No| and set up each service
  625. provider with that hourly rate (on the Mechanics data entry screen).~~2. If the
  626. labour rate varies for different types of service, you can set this field to
  627. |No| and enter the rates on the Types of Service data entry screen.~~3. If you
  628. want the person entering service information to be able to change the labour
  629. rate as service information is entered, then set this field to |Yes|.
  630.  
  631. Sales TaxPref_TaxHere is where you set your sales tax rate for your area.
  632. This can be the rate you charge your customers or the rate that you get charged
  633. by your service centres ── it works the same either way.~~Enter fractions as
  634. decimals:~1/2 is .5~1/4 is .25~1/8 is .125~~For other fractions just take a
  635. calculator and punch in the division. For example, for 7-3/4% sales tax punch
  636. in "3" divided by "4" and you'll get ".75", so 7-3/4% is 7.75% in decimal
  637. form.~~The sales tax rate you enter is the default ── the one which will apply
  638. to most of your entries. When you need a different tax rate (or zero tax) you
  639. can use the F3 toggle shown at the bottom of the Maintenance Data Entry screen.
  640.  
  641. ■OrderForm
  642. INVOICE & REGISTRATION FORM
  643.  
  644. REMIT TO                          FROM
  645.  
  646.                                   Name___________________________
  647. Angel Babudro
  648. "Organic Computer Wizardry"       Company________________________
  649. PO Box 132
  650. Paonia, CO    81428               Address________________________
  651. USA
  652. (303) 527-6756 10am-6pm           _______________________________
  653.     Tue-Fri Mountain time
  654.                                   Phone__________________________
  655.  
  656.  
  657.  
  658. Use License      with disk & manual    Qty ____ x $159 = $_______
  659.  
  660.  
  661. Shipping         Continental U.S.A. add $3 per copy
  662.                  Canada, AK, HI, VI, PR add $5 per copy
  663.                  Other countries add $9 per copy         $_______
  664.  
  665.                  =========================== T O T A L = $_______
  666.  
  667.  
  668. Update        Do you want to receive updates in the      YES [__]
  669. Subscription  mail every 2 to 4 months?  Updates are
  670.               $4 plus shipping; you'll have 30 days       NO [__]
  671.               to pay or return the disk to cancel.
  672.  
  673. Preferred Disk Size  [__] 5-1/4"             [__] 3-1/2"
  674.       Drive density  [__] Low (DD) required  [__] High (HD) okay
  675.     FDFORMAT/FDREAD  [__] FDFORMAT extended densities okay
  676.  
  677. Printer make(s) & model(s)______________________________________
  678.  
  679. I got it from___________________________________________________
  680.                               (BBS or Vendor name)
  681.  
  682.     If you saw a review of any of my Shareware in print or on a BBS
  683. please let me know about it!  I would also appreciate it if you would
  684. put comments and/or suggestions on the back of this page and mention
  685. the computer magazines you read regularly.
  686.  
  687.     For credit card orders (MC, Visa, AmEx, or Discover) call
  688. 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or FAX to 713-524-6398 or
  689. send your order to CompuServe 71355,470.  Order product #11518.  These
  690. numbers are for ordering only - call (303) 527-6756 for technical
  691. support or questions.
  692.  
  693.     WVH has been delivered to and accepted by customer.  Upon receipt
  694. of this paid invoice the latest Registered Edition disk with license,
  695. bonus software, and any options chosen above will be sent.  Remit
  696. cash, check, money order in U.S. funds; Canadians may send Cdn$.
  697. Allow 1-4 weeks for delivery.  Thank you for registering!
  698. ■Update
  699. UPDATE/UPGRADE ORDER FORM
  700.  
  701.     Use this form to order an Organic Software Sampler disk, which
  702. contains all of the latest Unregistered Edition packages.  REGISTERED
  703. USERS: The updated software will recognize your registration key and
  704. run in Registered Edition mode.  Please write the name and/or company
  705. name below as was used to register; if your address or phone number
  706. has changed then please enter those as well.  UNREGISTERED USERS: If
  707. you want to check out the latest version before registering this is
  708. the way to do it!
  709.  
  710.  
  711. REMIT TO                          FROM
  712.  
  713.                                   Name___________________________
  714. Angel Babudro
  715. "Organic Computer Wizardry"       Company________________________
  716. PO Box 132
  717. Paonia, CO    81428               Address________________________
  718. USA
  719. (303) 527-6756 10am-6pm           _______________________________
  720.     Tue-Fri Mountain time
  721.                                   Phone__________________________
  722.  
  723.  
  724.  
  725. Organic Software Sampler disk           Qty ____ x  $4 = $_______
  726.  
  727. Printed 3-ring-bound manual             Qty ____ x $12 = $_______
  728.  
  729. Shipping         Continental USA add $3 for first copy
  730.                  Canada/AK/HI/VI/PR add $5 for first copy
  731.                  Other countries add $9 for first copy
  732.                  * Add $0.50 for each add'l disk
  733.                  * Add $2.00 for each add'l manual       $_______
  734.  
  735.                  =========================== T O T A L = $_______
  736.  
  737.  
  738. Update        Do you want to receive updates in the      YES [__]
  739. Subscription  mail every 2 to 4 months?  Updates are
  740.               $4 plus shipping; you'll have 30 days       NO [__]
  741.               to pay or return the disk to cancel.
  742.  
  743. Preferred Disk Size  [__] 5-1/4"             [__] 3-1/2"
  744.       Drive density  [__] Low (DD) required  [__] High (HD) okay
  745.     FDFORMAT/FDREAD  [__] FDFORMAT extended densities okay
  746.  
  747.     If you saw a review of any of my Shareware in print or on a BBS
  748. please let me know about it!  I would also appreciate it if you would
  749. put comments and/or suggestions on the back of this page and mention
  750. the computer magazines you read regularly.
  751.  
  752.     Remit cash, check, money order in U.S. funds; Canadians may send
  753. Cdn$.  Please allow 1-4 weeks for delivery.
  754. ■SiteLic
  755. INTERNAL SITE LICENSE RATES
  756.  
  757. Listed below are the licensing rates for the use of the software
  758. at a single location of an organization, including use on a
  759. local-area network.  Prices include printed manuals and technical
  760. support for the first 10 copies (you may make copies of the
  761. manual for the additional licensed stations).  If you prefer to
  762. have printed manuals & technical support available for more than
  763. 10 users, add $12 for each user beyond the first 10.
  764.  
  765. 2nd through 10th copy......... Qty ____ x $111.30 each = ________
  766.  
  767. 11th through 20th copy........ Qty ____ x  $95.40 each = ________
  768.  
  769. 21st through 50th copy........ Qty ____ x  $79.50 each = ________
  770.  
  771. 51st through 200th copy....... Qty ____ x  $63.60 each = ________
  772.  
  773. 201st through 500th copy...... Qty ____ x  $47.70 each = ________
  774.  
  775. Copies beyond 500.................. $4000 one-time fee = ________
  776.  
  777. Printed manuals & technical support beyond 10 stations
  778.     Number of additional stations ______ x $12.00 each = ________
  779.  
  780. ========================================================
  781.  
  782. Shipping within Continental U.S.  Total qty _____ x $2 = ________
  783.  
  784. Shipping to Canada or AK/HI/PR/VI Total qty _____ x $4 = ________
  785.  
  786. Shipping to other countries:      Total qty _____ x $8 = ________
  787.  
  788. ========================================================
  789.  
  790. TOTAL SITE LICENSE FEE................................ $_________
  791.  
  792. Please complete the INVOICE & REGISTRATION FORM for your first
  793. copy (use the Help/Order Form option in WVH); this form only
  794. covers copies beyond the first one.  Include both forms with your
  795. Site License registration.  Thank you!
  796.  
  797.